Le cycle de vie d'un prêt

De nombreux musées ont un programme de prêt actif, empruntant et prêtant à d'autres organisations. Par exemple, les conservateurs de New York à son noyau parcouru de vastes collections pour compléter les riches collections du Musée en racontant l'histoire de cette grande ville. Il faut beaucoup de travail sur une longue période pour que ces prêts se réalisent. Passons dans les coulisses pour avoir un aperçu du processus.

Lors de la planification d'une exposition, les conservateurs recherchent des éléments de leur propre collection et des collections d'autres institutions pour illustrer l'histoire qu'ils veulent raconter. Imaginez qu'une institution emprunteuse identifie des prêts dans la collection du Musée de la ville de New York. Après avoir identifié nos articles, souvent en recherchant notre en ligne Portail des collections, ils nous envoient une lettre expliquant l'exposition qu'ils envisagent et sollicitant le prêt. Cela se produit normalement un à deux ans avant l'ouverture de l'exposition!

Une fois que nous recevons la demande, accompagnée d'un rapport sur les installations détaillant les conditions spécifiques de l'établissement emprunteur, les bureaux d'enregistrement recherchent des informations sur les articles, confirment que les objets ne sont pas nécessaires dans leur propre institution pour une exposition et ne sont pas déjà promis pour une exposition. prêt ailleurs. Ils confirment également, grâce à des enregistrements méticuleux de la base de données, que cet objet n'a pas été récemment exposé. Selon le type de matériau, une fois qu'un objet a été exposé (la durée varie), il doit «reposer» dans un environnement contrôlé à l'abri de toute lumière avant de pouvoir être à nouveau affiché.
 

Ensuite, les registraires présentent la demande aux conservateurs et archivistes de la collection ici qui effectuent une inspection physique pour déterminer si les articles sont suffisamment solides pour résister à l'exposition. Parfois, cela peut signifier voyager pendant des mois, voire des années à la fois. Les conservateurs déterminent si un article devra ou non être conservé avant de pouvoir voyager, et combien de temps il pourra être parti. Ils précisent également si un service de messagerie sera nécessaire ou non, par exemple lorsque des sélections récentes de notre Jacob Riis collection voyagé à Demark.

Après toutes ces recherches et vérifications, les articles et les demandes de prêt sont présentés au Comité des collections. Il s'agit d'un groupe formé de différentes composantes à l'intérieur du Musée: conservateurs, registraires, directeur, membres du conseil d'administration, etc. Ils donnent leur approbation et recommandent que le prêt soit approuvé par le comité exécutif, puis présenté au conseil d'administration au complet. L'ensemble de ce processus peut prendre plusieurs mois.

Une fois le prêt approuvé, les bureaux d'enregistrement redoublent d'efforts - si une conservation ou un nettoyage est nécessaire, nous organisons la conservation des œuvres. Si une caisse est nécessaire, nous faisons en sorte que les fabricants de caisses mesurent les articles et préparent une caisse pour eux. Normalement, les bureaux d'enregistrement de l'institution emprunteuse organiseront l'expédition (des sociétés spécialisées dans la manutention d'art ayant une expertise dans le déplacement d'objets fragiles et historiquement importants sont nécessaires), mais l'institution prêteuse doit approuver leur choix. L'établissement emprunteur doit également envoyer une preuve de couverture d'assurance, que les bureaux d'enregistrement prêteurs examinent et approuvent. Les bureaux d'enregistrement des prêts établissent un contrat juridique avec l'institution emprunteuse, appelé contrat de prêt, définissant toutes les exigences nécessaires pour chaque objet unique.

Enfin, le jour de l'expédition arrive: les bureaux d'enregistrement supervisent l'emballage des articles et leur chargement dans le camion et l'avion (si nécessaire). Le registraire pourrait même accompagner l'article à son nouvel emplacement temporaire pour superviser l'installation. Les registraires de l'établissement emprunteur sont certainement à portée de main, supervisent l'installation et s'assurent que tous les articles sont traités comme stipulé dans l'accord de prêt, garantissant les niveaux d'éclairage, la température, l'encadrement et le montage, et les exigences de sécurité sont maintenues. 
 

Pendant le déroulement de l'exposition, le registraire de l'emprunteur est sur place pour s'assurer que les articles sont traités comme spécifié par l'institution prêteuse (que les photos ne sont pas prises si cela n'est pas autorisé, etc.). Ils effectuent des contrôles quotidiens de l'espace d'exposition et alertent immédiatement leurs homologues de l'établissement de crédit en cas de problème.

Lorsque l'exposition est terminée, le processus est inversé - les bureaux d'enregistrement sont là pour la désinstallation, le ré-emballage (tous les matériaux d'emballage sont conservés et étiquetés, afin que les articles puissent être ré-emballés exactement comme ils étaient à l'origine emballés), et expédition de retour.

Une fois que le matériel prêté nous est retourné, nous le déballons, vérifions soigneusement son état (cela se fait également à chaque étape du processus) et le retournons au stockage. Nous mettons à jour tous les enregistrements de la base de données, afin que les futurs registraires puissent voir l'historique de l'exposition de l'objet en un coup d'œil.

Pour plus d'informations sur les prêts de recouvrement, veuillez contacter le bureau des registraires à MCNY-Registrars@mcny.org.